Udzielenie licencji jest prawem twórcy lub reprezentującej go organizacji zbiorowego zarządzania (ozz). Jest też ustawowym obowiązkiem ozz, która bez ważnych powodów nie może odmówić udzielenia licencji.
Uzyskanie licencji jest obowiązkiem użytkownika i warunkiem legalnego korzystania z utworów.
Gdyby nie było ozz, dysponującej prawami autorskimi /ZAiKS-u/, użytkownik dla legalizacji swojej działalności, przed każdą dyskoteką, koncertem, widowiskiem, włączeniem radia, telewizji, odtworzeniem płyty itd., musiałby:

• ustalić kto jest nosicielem praw do danego utworu, z którego chce skorzystać (tu należy pamiętać, że nie zawsze jest to autor utworu, może to być wydawca, spadkobierca, nabywca praw, menadżer itd.), ponadto np. w wypadku korzystania z programu radiowego użytkownik nie wie jakie utwory zostaną w nim nadane,
• ustalić jaka jest możliwość kontaktu z uprawnionym /tu należy pamiętać, że bardzo dużo wykorzystywanych utworów to utwory zagraniczne, a więc znalezienie uprawnionego jest bardzo trudne/,
• wynegocjować i zawrzeć indywidualne umowy na każdy wykorzystany utwór,
• przesyłać wynagrodzenia autorskie każdemu uprawnionemu osobno.

Wszystkie te czynności pochłonęłyby wiele czasu i kosztów, a w wielu wypadkach dotarcie do uprawnionego byłoby niemożliwe, skutkiem czego użytkownik działałby w warunkach naruszenia prawa, co grozi surowymi konsekwencjami - odpowiedzialnością cywilną i karną.

Dlatego uzyskanie licencji w ZAiKSie jest wielkim ułatwieniem dla użytkowników, którzy zawierając jedna umowę działają zgodnie z prawem, oszczędzając przy tym wiele czasu i kosztów.

Są też takie kategorie wykorzystania utworów, dla których ustawa o prawie autorskim przewidziała obowiązkowe pośrednictwo udzielania licencji bądź inkasa wynagrodzeń (np. nadania radiowe, telewizyjne, reemisja, korzystanie z utworu audiowizualnego w zakresie nadań, wyświetlania, publicznego odtwarzania, zwielokrotniania).

Zgodnie z prawem autorskim korzystanie z cudzego utworu wymaga zgody autora i zapłacenia mu stosownego wynagrodzenia osobno za każdy sposób wykorzystania (art. 17, art. 45 pr. aut.) Gdyby nie istniała organizacja reprezentująca prawa wielu autorów (ZAiKS), każdy z użytkowników musiałby przed skorzystaniem z cudzej twórczości znaleźć autora każdego utworu, negocjować i zawrzeć z nim umowę i zapłacić wynagrodzenie. Jeżeli jest to możliwe przy pojedynczych utworach (np. wystawienie sztuki teatralnej) to przy wykorzystaniu w danej działalności wielu utworów jest wielokrotnie niemożliwe, a przy permanentnym korzystaniu z utworów również nieopłacalne.
Użytkownik, wykorzystując utwory w ramach licencji uzyskanej za pośrednictwem organizacji zbiorowego zarządzania:

• działa zgodnie z przepisami prawa, a więc nie grożą mu sankcje cywilne i karne
• nie musi uzyskiwać zgód od poszczególnych twórców na wykorzystanie ich utworów i zawierać odrębnych umów z każdym z nich,
• zna wysokość swoich zobowiązań z tytułu wykorzystania utworów,
• zna swoje uprawnienia dotyczące zakresu i sposobu legalnego wykorzystania utworów

Użytkownik wykorzystujący utwory bez licencji:

• narusza przepisy prawa,
• naraża się na odpowiedzialność cywilną art. 79 pr.aut. (może to skutkować np. obowiązkiem zapłaty należnego twórcy wynagrodzenia w podwójnej a nawet potrójnej wysokości) oraz koniecznością zapłaty co najmniej dwukrotnej wysokości korzyści odniesionej z naruszenia prawa autorskiego, na rzecz Funduszu Promocji Twórczości utworzonego przy Ministrze Kultury i Dziedzictwa Narodowego,
• może zostać zobowiązany do zapłaty odsetek i ponieść koszty postępowania sądowego (art.359kc i art.98 kpc)
  
• naraża się na odpowiedzialność karną art. 115-118 pr.aut. (bezprawne wykorzystanie utworów jest przestępstwem i w razie stwierdzenia popełnienia przestępstwa sąd może wymierzyć karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności nawet do 5 lat oraz orzec o przepadku przedmiotów związanych z popełnieniem przestępstwa /np. sprzętu audiowizualnego czy konsoli do odtwarzania muzyki, a także orzec obowiązek zapłaty odszkodowania na rzecz pokrzywdzonych autorów.

Poza wyjątkami przewidzianymi w Ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych, korzystanie z utworu wymaga zezwolenia twórcy lub reprezentującej go organizacji zbiorowego zarządzania. Zezwolenie to przybiera najczęściej formę umowy o korzystanie z utworu, czyli licencji. Przepisy prawa autorskiego i szerzej prawa cywilnego, określają jakie cechy powinna posiadać umowa licencyjna, aby być prawnie wiążącą i w prawidłowy sposób zabezpieczać interesy obu stron - to jest twórcy i korzystającego z utworu, czyli licencjobiorcy. Spore znaczenie mają także normy zwyczajowe ukształtowane w toku wieloletniej praktyki udzielania licencji.

Aby licencja skutecznie chroniła interesy obu stron, konieczne jest zawarcie umowy przed rozpoczęciem działalności polegającej na korzystaniu z utworów, na przykład przed koncertem, studniówką, balem lub rozpoczęciem nadawania programu radiowego bądź telewizyjnego. W przeciwnym razie użytkownik naraża się na zarzut bezprawnego działania. Grozi to surowymi konsekwencjami, odpowiedzialnością cywilną (np. obowiązkiem zapłaty należnego twórcy wynagrodzenia w podwójnej a nawet potrójnej wysokości) i karną (w razie stwierdzenia popełnienia przestępstwa sąd może wymierzyć karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności)!

Zawarcie umowy o korzystanie z utworów następuje wyłącznie w formie pisemnej. Oznacza to, że ZAiKS nie udziela licencji ustnych. Pozwala to na uniknięcie wielu kontrowersji i wyeliminowanie niepewności w kontaktach z użytkownikami.

Licencja powinna jasno precyzować zakres eksploatacji, czyli:

• o jakie utwory chodzi (określona lista tytułów lub wszystkie utwory z danej kategorii);
• jaki sposób wykorzystania utworów jest dozwolony czyli jakie pola eksploatacji objęte są umową
• jak długo obowiązuje umowa (np. tylko jeden koncert, do końca danego roku lub na czas nieokreślony);
• ile wynosi wynagrodzenie twórców (np. określony procent ze sprzedaży biletów lub z góry ustalona kwota) i w jakim czasie ma być przekazane;
• jaką dokumentację finansową (rozliczenie imprezy) oraz jaką dokumentację utworową (wykaz wykorzystanych utworów) i w jakim terminie musi przedłożyć licencjobiorca.

Zalecane jest możliwie precyzyjne określenie wszystkich ważnych elementów umowy.

W praktyce od lat funkcjonują wzorce umów zawierające wszystkie istotne postanowienia, dopasowane pod względem prawnym do rodzaju i okoliczności wykorzystania utworów. W uzasadnionych przypadkach postanowienia umów standardowych strony mogą odpowiednio modyfikować.

Zgoda na wykorzystanie utworów wydawana jest na podstawie wypełnionego i podpisanego przez licencjobiorcę wniosku o udzielenie licencji, który powinien zawierać wszystkie dane wymagane do jej wystawienia, w tym między innymi: adres i nazwę licencjobiorcy, zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej, miejsce i sposób wykorzystania utworów, okres korzystania, a także w pewnych przypadkach listę utworów, które będą wykorzystane.

Każdy użytkownik może złożyć taki wniosek i otrzymać potrzebny mu wzór umowy w odpowiedniej placówce ZAiKS-u: dyrekcji generalnej lub jednej z 13 dyrekcji okręgowych.

Dyrekcja generalna ZAiKS-u negocjuje i zawiera umowy z ogólnopolskimi kontrahentami, w szczególności ze wszystkimi nadawcami radiowymi, telewizyjnymi, z największymi operatorami kablowymi, firmami fonograficznymi, teatrami. Udzielanie licencji dotyczących tzw. wykonań publicznych (np. koncerty, odtwarzanie muzyki w sklepach czy dyskoteki) leży w gestii dyrekcji okręgowych.

Jednym z najistotniejszych elementów każdej licencji jest wysokość wynagrodzenia należnego twórcom za korzystanie z ich utworów. W praktyce działalności licencyjno-inkasowej ZAiKS‑u wynagrodzenie to określa się na podstawie tabel stawek wynagrodzeń autorskich, zatwierdzonych przez Zarząd Stowarzyszenia oraz opcjonalnie przez Komisję Prawa Autorskiego.