Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS wersja dla osób wnioskujących o stypendium lub dotację z Funduszu Popierania Twórczości („FPT”)

W celu wypełnienia ciążących na Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS obowiązków informacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz w związku przepisami normującymi postępowanie z danymi osobowymi, w tym obowiązku stosowania Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (tzw. RODO), poniżej przedstawiamy informację na temat wykorzystywania przez ZAiKS danych osobowych. Informacja ta jest przekazywana w oparciu o art. 13 RODO. Uprzejmie prosimy o zapoznanie się z niniejszą informacją.

Kto jest administratorem pani/pana danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Autorów ZAiKS z siedzibą w Warszawie, przy ul. Hipotecznej 2, 00-092 Warszawa, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem KRS 0000037327, NIP 525-15-71-004, REGON 000775184 („ZAiKS”). Inspektor Ochrony Danych – Ewelina Zielska, kontakt: dane.osobowe@zaiks.org.pl.

Jakie są cele przetwarzania danych osobowych?

ZAiKS przetwarza pani/pana dane osobowe w następujących celach:

• rozpatrzenia wniosku o udzielenie stypendium,
• obliczenia i przekazania należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT – dotyczy wyłącznie osób, którym przyznano stypendium lub dotację z FPT.
• w celu rozpatrzenia pani/pana kolejnych podań o stypendium lub dotację z FPT.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

ZAiKS przetwarza pani/pana dane osobowe w oparciu o następujące podstawy prawne:

• w zakresie celu wskazanego w pkt. 1 powyżej podstawą prawną jest pani/pana zgoda,
• w zakresie celu wskazanego w pkt. 2 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest przepis prawa, tj. obowiązek dokonania przez ZAiKS stosownych rozliczeń podatkowych, w tym wystawienia PIT oraz odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy,
• w zakresie celu wskazanego w pkt. 3 powyżej postawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes ZAiKS (art. 6 ust. 1 pkt f RODO), polegający na konieczności weryfikacji wniosków o dotację lub stypendium uprzednio złożonych przez panią/pana, w tym, pod kątem merytorycznej oceny poprzednich wniosków, przyczyn odmowy udzielenia stypendium lub dotacji oraz sposobu formułowania wniosków; cel ten ma za zadanie efektywne gospodarowanie środkami finansowymi zgromadzonymi w ramach Funduszu Popierania Twórczości. ZAiKS dokonał oceny wpływu tego procesu przetwarzania na pani/pana prywatność, prawa i wolności. Po rozważeniu interesów pani/pana i ZAiKS-u, stowarzyszenie doszło do wniosku, że takie przetwarzanie nie wpływa negatywnie na pani/pana prawa i wolności oraz nie ingeruje zbytnio w pani/pana prywatność.

Komu ZAiKS będzie ujawniał dane osobowe?

ZAiKS może ujawniać pani/pana dane osobowe następującym kategoriom podmiotów, tzw. odbiorcom danych:

• organom podatkowym w związku z koniecznością obliczenia i przekazania należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT,
• kancelariom prawnym świadczącym na rzecz ZAiKS-u usługi prawne,
• podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS-u usługi księgowe i audytorskie,
• podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS-u usługi związane ze wsparciem informatycznym i programistycznym,
• operatorom pocztowym i tzw. firmom kurierskim w zakresie niezbędnym do świadczenia przez te podmioty usług na rzecz ZAiKS-u,
• podmiotom, z którymi ZAiKS zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Informujemy, że w zależności od odbiorcy danych osobowych zakres ich ujawniania może być różny.

Przez jaki okres dane osobowe będą przechowywane?

Pani/pana dane osobowe będą przechowywane – w przypadku nieprzyznania stypendium lub dotacji przez okres 3 lat od daty rozpatrzenia wniosku przez Zarząd FTP, a w przypadku przyznania stypendium lub dotacji – przez okres wygaśnięcia zobowiązań podatkowych.

Czy mam prawo dostępu do swoich danych osobowych? Czy mogę je poprawić lub zaktualizować?

Tak. Ma pani/pan prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz do przenoszenia danych. Ponadto, każda osoba, której dane dotyczą ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Dostęp do danych jest możliwy:

• drogą e-mail na adres dane.osobowe@zaiks.org.pl,
• bezpośrednio w siedzibie Stowarzyszenia Autorów ZAiKS.

Czy mam prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

Tak, każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Czy podanie danych osobowych jest wymogiem umownym bądź ustawowym? Czy jestem zobowiązany do podawania danych osobowych i jakie są konsekwencje ich niepodania?

Podanie przez panią/pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do umożliwienia ZAiKS-owi rozpatrzenia wniosku. Brak podania danych osobowych uniemożliwi ZAiKS rozpatrzenie wniosku. W przypadku przyznania stypendium lub dotacji podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym – brak podania danych osobowych uniemożliwi wypłatę stypendium lub dotacji, jak również uniemożliwi wypełnianie obowiązków związanych z obliczeniem i przekazaniem należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT.